Одит на европейски проекти — кога е задължителен и какво проверява одиторът

Одит на европейски проекти е независима проверка на отчетените разходи по проект, финансиран със средства от ЕС, извършвана от регистриран одитор. Той е задължителен, когато договорът за безвъзмездна финансова помощ или условията на програмата го изискват. По „Хоризонт Европа“ сертификат за финансовите отчети (CFS) се изисква при принос на ЕС от 430 000 евро или повече на бенефициент — по актуалната версия на грант споразумението (чл. 24), а по по-стари споразумения прагът е 325 000 евро. Искате конкретен отговор за Вашата програма? Проверете за 30 секунди с чекъра „Подлежи ли проектът ми на одит?“ — по програми, от „Хоризонт Европа“ до НПВУ и ФНИ. Ангажиментът обикновено се изпълнява по МСССУ 4400 — договорени процедури, а докладът на одитора се прилага към финансовия отчет по проекта.

Ако изпълнявате проект с европейско финансиране, одиторската заверка не е формалност. Тя е условието договарящият орган да признае разходите Ви — а непризнат разход означава връщане на получени средства. По-долу обяснявам кога одитът е задължителен, кой има право да го извърши и как да се подготвите, за да мине проверката без финансови корекции.

Какво представлява одитът на европейски проекти

Това не е задължителният финансов одит на годишния отчет по Закона за счетоводството. Одитът на проект е отделен ангажимент, чийто обхват се определя от договора за безвъзмездна финансова помощ и от изискванията на финансиращата програма.

В повечето случаи ангажиментът се изпълнява като договорени процедури по МСССУ 4400 (Международен стандарт за свързани по съдържание услуги 4400). Одиторът извършва конкретни, предварително договорени проверки върху разходите и документацията по проекта и издава доклад за фактически констатации. Този доклад се представя на договарящия орган заедно с финансовия отчет по проекта и е основание разходите да бъдат верифицирани.

Кога одитът е задължителен

Задължението произтича от два източника:

Договорът за безвъзмездна финансова помощ и насоките на програмата. Много програми — национални и европейски — изискват одиторска заверка на междинните и/или финалния финансов отчет, често над определен размер на помощта. Проверете конкретния текст на договора си: там е записано дали се изисква одит, на какъв етап и в какъв формат трябва да е докладът.

Директно управляваните програми на ЕС. Най-известният пример е „Хоризонт Европа“, където сертификатът за финансовите отчети (Certificate on the Financial Statements — CFS) се изисква по чл. 24 от грант споразумението, когато приносът на ЕС за бенефициента достигне 430 000 евро (в сумата се включва и 25-процентната единна ставка за непреки разходи). По грантове на Европейския научноизследователски съвет (ERC) и по по-стари споразумения прагът е 325 000 евро. Прагът се преценява за всеки бенефициент поотделно, не за консорциума като цяло. Разходът за задължителния CFS е допустим разход по проекта, ако е предвиден в бюджета.

Дори когато одитът не е формално задължителен, някои бенефициенти го възлагат доброволно — той е най-евтината застраховка срещу финансови корекции при последваща проверка от управляващия орган или от Изпълнителна агенция „Одит на средствата от ЕС“.

Кой може да извърши одита

Одит на европейски проекти може да извърши само регистриран одитор или одиторско дружество, вписани в регистъра на ИДЕС по реда на ЗНФОИСУ. Договарящите органи не признават доклади от лица без одиторска правоспособност. При директно управляваните програми на ЕС сертификатът може да бъде издаден от квалифициран одитор от която и да е държава членка — включително български регистриран одитор.

Какво проверява одиторът

Проверката обхваща отчетените разходи и подкрепящата ги документация. На практика одиторът установява дали:

• разходите са допустими — извършени в периода на допустимост, предвидени в бюджета на проекта и пряко свързани с дейностите по него;
• всеки разход е документално обоснован — договор, фактура, приемо-предавателен протокол, платежен документ;
• бенефициентът води разделна аналитична отчетност за проекта — отделни аналитични сметки, позволяващи разходите по проекта да се проследят еднозначно в счетоводството;
• изборът на изпълнители е извършен по приложимите процедури — ЗОП или правилата на програмата за избор с публична покана;
• възнагражденията по проекта съответстват на отчетените часове, длъжности и осигурителни документи;
• дейностите са реално извършени, а плащанията — действително наредени.

Как да се подготвите — три практически стъпки

Ангажирайте одитора в началото на проекта, не в края. Констатиран в последния месец проблем с документирането на разход от първата година рядко може да бъде поправен. Ранното включване на одитора позволява пропуските да се отстранят, докато още е възможно.

Организирайте разделната отчетност от първия ден. Отделни аналитични сметки по проекта, ясно обозначени фактури и подредено досие на всяка процедура за избор на изпълнител спестяват по-голямата част от проблемите при верификация.

Съхранявайте документите в изискуемия срок. За програмите при споделено управление чл. 82 от Регламент (ЕС) 2021/1060 изисква документите да се съхраняват пет години, считано от 31 декември на годината на последното плащане към бенефициента — а договорът Ви може да предвижда и по-дълъг срок.

Често задавани въпроси

Одитът на проекта замества ли задължителния одит на годишния финансов отчет? Не. Двата ангажимента са независими. Дружество може да подлежи на задължителен одит по чл. 37 ЗСч и едновременно да дължи одиторска заверка по проект — или само едното от двете.

Колко струва одит на европейски проект? Цената зависи от бюджета на проекта, броя на разходните документи и сложността на процедурите за избор на изпълнители. При задължителен одит разходът обикновено е допустим по бюджета на проекта, ако е предвиден в него.

Кога се представя докладът на одитора? По правило — заедно с финалния финансов отчет. Някои програми изискват заверка и на междинните отчети; конкретният момент е записан в договора за безвъзмездна финансова помощ.

Какво става, ако одиторът открие недопустим разход? Констатацията се отразява в доклада, а договарящият орган преценява дали да верифицира разхода. Затова е по-добре одиторът да бъде включен рано — докато пропуските още могат да бъдат отстранени.

---